ในสภาพแวดล้อมแบบไดนามิกของการจัดการโครงการ การรับรอง Project Management Professional (PMP) ถือเป็นสัญญาณแห่งความเป็นเลิศ โดยจัดเตรียมชุดเครื่องมือที่ครอบคลุมเกี่ยวกับหลักการและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดให้กับมืออาชีพ ในบรรดาสิ่งเหล่านี้ การบริหารความเสี่ยงถือเป็นรากฐานสำคัญที่สามารถสร้างหรือทำลายโครงการได้ ในฐานะซัพพลายเออร์ของ PMP ฉันได้เห็นโดยตรงถึงพลังในการเปลี่ยนแปลงของการประยุกต์ใช้หลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP ในโครงการจริง ในบล็อกนี้ ฉันจะแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการนำหลักการเหล่านี้ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอาศัยประสบการณ์จริงและความรู้ในอุตสาหกรรม
ทำความเข้าใจหลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP
การบริหารความเสี่ยงของ PMP เป็นแนวทางที่มีโครงสร้างซึ่งครอบคลุมการระบุ การวิเคราะห์ การตอบสนอง และการติดตามความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตของโครงการ หลักการสำคัญอยู่บนพื้นฐานของกรอบความคิดเชิงรุก โดยมีเป้าหมายเพื่อลดผลกระทบด้านลบของภัยคุกคามและใช้ประโยชน์จากโอกาส
การระบุความเสี่ยง
ขั้นตอนแรกในการบริหารความเสี่ยงของ PMP คือการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมทีมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย รวมถึงผู้จัดการโครงการ สมาชิกในทีม ลูกค้า และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน เซสชันการระดมความคิด การวิเคราะห์ข้อมูลในอดีต และการวิเคราะห์ SWOT (จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส ภัยคุกคาม) เป็นเทคนิคทั่วไป ตัวอย่างเช่น ในโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ ความเสี่ยงอาจรวมถึงแนวโน้มเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง การขาดแคลนทรัพยากร และการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ ด้วยการให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมีส่วนร่วม เราจะสามารถเปิดเผยความเสี่ยงต่างๆ มากมายที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็นได้
การวิเคราะห์ความเสี่ยง
เมื่อระบุความเสี่ยงแล้ว จะต้องวิเคราะห์ในแง่ของความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้นและผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น การวิเคราะห์เชิงคุณภาพเกี่ยวข้องกับการจัดอันดับความเสี่ยงตามโอกาสและผลกระทบโดยใช้มาตราส่วนง่ายๆ เช่น สูง ปานกลาง หรือต่ำ ในทางกลับกัน การวิเคราะห์เชิงปริมาณจะกำหนดค่าตัวเลขให้กับความน่าจะเป็นและผลกระทบ ช่วยให้สามารถคำนวณความเสี่ยงได้แม่นยำยิ่งขึ้น เครื่องมือเช่นการจำลองแบบมอนติคาร์โลสามารถใช้เพื่อจำลองสถานการณ์ต่างๆ และประเมินความเสี่ยงโดยรวมของโครงการได้ ตัวอย่างเช่น หากมีโอกาส 30% ที่ซัพพลายเออร์รายสำคัญจะชะลอการส่งมอบ และผลกระทบต่อกำหนดการของโครงการคาดว่าจะล่าช้าไปสองสัปดาห์ เราสามารถคำนวณผลกระทบที่คาดหวังในลำดับเวลาของโครงการได้
การวางแผนตอบสนองความเสี่ยง
หลังจากวิเคราะห์ความเสี่ยงแล้ว จำเป็นต้องพัฒนากลยุทธ์การรับมือที่เหมาะสม การตอบสนองความเสี่ยงต่อภัยคุกคามมีสี่ประเภทหลัก: หลีกเลี่ยง ถ่ายโอน บรรเทา และยอมรับ การหลีกเลี่ยงเกี่ยวข้องกับการขจัดความเสี่ยงโดยการเปลี่ยนแผนโครงการ ตัวอย่างเช่น หากมีความเสี่ยงสูงที่เทคโนโลยีบางอย่างจะล้าสมัย เราอาจเลือกที่จะใช้เทคโนโลยีที่เป็นที่ยอมรับมากขึ้น การโอนความเสี่ยงหมายถึงการโอนภาระไปยังบุคคลที่สาม เช่น ผ่านการประกันภัยหรือการจัดจ้างภายนอก กลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบมีเป้าหมายเพื่อลดความน่าจะเป็นหรือผลกระทบของความเสี่ยง ตัวอย่างเช่น การเพิ่มจำนวนการตรวจสอบควบคุมคุณภาพสามารถลดความเสี่ยงของข้อบกพร่องของผลิตภัณฑ์ได้ การยอมรับเป็นทางเลือกเมื่อต้นทุนในการจัดการกับความเสี่ยงสูงกว่าผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น สำหรับโอกาส กลยุทธ์การตอบสนอง ได้แก่ การใช้ประโยชน์ แบ่งปัน ปรับปรุง และยอมรับ
การติดตามและควบคุมความเสี่ยง
การบริหารความเสี่ยงเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ความเสี่ยงจำเป็นต้องได้รับการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่ากลยุทธ์การตอบสนองมีประสิทธิผลและเพื่อระบุความเสี่ยงใหม่ที่อาจเกิดขึ้น ควรมีการดำเนินการทบทวนความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ และควรกำหนดตัวบ่งชี้ความเสี่ยงหลัก (KRI) KRI คือตัวชี้วัดที่ส่งสัญญาณถึงความน่าจะเป็นของเหตุการณ์ความเสี่ยงที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่น หากจำนวนคำขอเปลี่ยนแปลงในโปรเจ็กต์เริ่มเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว อาจเป็นสัญญาณของการคืบคลานของขอบเขต ด้วยการติดตาม KRI เราสามารถดำเนินการได้ทันท่วงทีเพื่อจัดการกับความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่
การใช้หลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP ในโครงการจริง
มาดูกันว่าหลักการเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในโครงการในโลกแห่งความเป็นจริงได้อย่างไร สมมติว่าเรากำลังดำเนินโครงการก่อสร้างเพื่อสร้างอาคารพาณิชย์
ขั้นตอนการระบุความเสี่ยง
เราเริ่มต้นด้วยการรวบรวมทีมงานโครงการซึ่งประกอบด้วยสถาปนิก วิศวกร ผู้รับเหมา และลูกค้า เราจัดการประชุมระดมความคิดเพื่อระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น จากข้อมูลในอดีตของโครงการที่คล้ายกัน เรารู้ว่าสภาพอากาศสามารถส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อกำหนดการก่อสร้าง ความเสี่ยงอื่นๆ ได้แก่ การขาดแคลนแรงงาน ความผันผวนของราคาวัสดุ และการอนุมัติตามกฎระเบียบ นอกจากนี้เรายังพิจารณาปัจจัยภายนอก เช่น ภาวะเศรษฐกิจในท้องถิ่นและการต่อต้านของชุมชน ด้วยการให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมีส่วนร่วม เราจึงสร้างทะเบียนความเสี่ยงที่ครอบคลุมซึ่งแสดงรายการความเสี่ยงที่ระบุทั้งหมด
ขั้นตอนการวิเคราะห์ความเสี่ยง
จากนั้นเราจะวิเคราะห์แต่ละความเสี่ยงในการลงทะเบียน สำหรับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับสภาพอากาศ เราใช้ข้อมูลสภาพอากาศในอดีตเพื่อประเมินความน่าจะเป็นของเหตุการณ์สภาพอากาศที่รุนแรงในช่วงระยะเวลาการก่อสร้าง เรายังประเมินผลกระทบต่อกำหนดการและงบประมาณของโครงการด้วย การขาดแคลนแรงงานได้รับการวิเคราะห์ตามเงื่อนไขของตลาดแรงงานในท้องถิ่นและความพร้อมของแรงงานที่มีทักษะ ความผันผวนของราคาวัสดุได้รับการประเมินตามแนวโน้มของตลาดและความผันผวนของราคาวัตถุดิบ ด้วยการใช้การวิเคราะห์เชิงคุณภาพและเชิงปริมาณร่วมกัน เราจะจัดอันดับความเสี่ยงและจัดลำดับความสำคัญเพื่อดำเนินการต่อไป
ขั้นตอนการวางแผนรับมือความเสี่ยง
สำหรับความเสี่ยงจากสภาพอากาศที่รุนแรง เราพัฒนากลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ เราวางแผนที่จะเพิ่มเวลาบัฟเฟอร์ในกำหนดการ และมีแผนฉุกเฉินสำหรับการทำงานในอาคารในช่วงที่สภาพอากาศเลวร้าย เพื่อแก้ไขปัญหาการขาดแคลนแรงงาน เราอาจสร้างความร่วมมือกับสถาบันฝึกอบรมในท้องถิ่นเพื่อให้แน่ใจว่ามีแรงงานที่มีทักษะเพียงพอ สำหรับความผันผวนของราคาวัสดุ เราสามารถทำสัญญาระยะยาวกับซัพพลายเออร์หรือใช้กลยุทธ์การป้องกันความเสี่ยง นอกจากนี้เรายังระบุความเสี่ยงที่เราจะยอมรับ เช่น ความล่าช้าเล็กน้อยด้านกฎระเบียบซึ่งไม่น่าจะส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อโครงการ
ระยะการติดตามและควบคุมความเสี่ยง
ในระหว่างขั้นตอนการก่อสร้าง เราติดตามความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง เราติดตามพยากรณ์อากาศและปรับตารางการทำงานให้เหมาะสม เราติดตามตลาดแรงงานและจำนวนคนงานในไซต์งานเพื่อตรวจจับสัญญาณของการขาดแคลนแรงงาน นอกจากนี้เรายังติดตามราคาวัสดุและความคืบหน้าของการอนุมัติตามกฎระเบียบอีกด้วย หากเกิดเหตุการณ์ความเสี่ยง เราจะใช้กลยุทธ์การรับมือที่วางแผนไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น หากราคาวัสดุเพิ่มขึ้นอย่างกะทันหัน เราจะเปิดใช้งานกลยุทธ์การป้องกันความเสี่ยงของเรา
ใช้ประโยชน์จากการจัดการความเสี่ยงของ PMP ในอุตสาหกรรมต่างๆ
หลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP สามารถนำไปใช้ได้ในอุตสาหกรรมต่างๆ ตัวอย่างเช่น ในอุตสาหกรรมเคมี ความเสี่ยงอาจรวมถึงอันตรายด้านความปลอดภัย กฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อม และการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทาน ในฐานะซัพพลายเออร์ของ PMP เราสามารถช่วยบริษัทเคมีภัณฑ์จัดการความเสี่ยงเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความเสี่ยงในอุตสาหกรรมเคมีภัณฑ์
ในกระบวนการผลิตสารเคมี มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการจัดการวัสดุอันตราย ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยจำเป็นต้องได้รับการระบุและบรรเทาเพื่อป้องกันอุบัติเหตุ กฎระเบียบด้านสิ่งแวดล้อมมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และการไม่ปฏิบัติตามอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับจำนวนมากและความเสียหายต่อชื่อเสียง ความเสี่ยงในห่วงโซ่อุปทาน เช่น การขาดแคลนวัตถุดิบ อาจส่งผลกระทบต่อการผลิตได้ เช่นในการผลิต1,3 - เบนเซไดออลความเสี่ยงอาจรวมถึงความพร้อมของวัตถุดิบหลักและประสิทธิภาพของกระบวนการผลิต
การใช้การจัดการความเสี่ยง PMP ในโครงการเคมี
เราเริ่มต้นด้วยการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดในโครงการเคมีภัณฑ์ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานอย่างใกล้ชิดกับวิศวกรเคมี ผู้เชี่ยวชาญด้านความปลอดภัย และที่ปรึกษาด้านกฎระเบียบ เราวิเคราะห์ความเสี่ยงในแง่ของความน่าจะเป็นและผลกระทบ เพื่อความเสี่ยงด้านความปลอดภัย เราได้พัฒนาระเบียบปฏิบัติด้านความปลอดภัยและโปรแกรมการฝึกอบรมที่เข้มงวด เพื่อจัดการกับความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ เราจะคอยอัปเดตกฎระเบียบล่าสุดและรับรองว่าโครงการเป็นไปตามข้อกำหนดตั้งแต่เริ่มต้น สำหรับความเสี่ยงในห่วงโซ่อุปทาน เราได้จัดตั้งซัพพลายเออร์หลายรายและดูแลรักษาสินค้าคงคลังเชิงกลยุทธ์ ในกรณีของ4 - คลอโรเรซอร์ซินอลการผลิต เราตรวจสอบการจัดหาคลอรีนและวัตถุดิบอื่นๆ เพื่อป้องกันการหยุดชะงักของการผลิต
ในอุตสาหกรรมสีย้อมตัวกลาง เช่น การผลิตสารตัวกลางย้อมเมทิลรีซอร์ซินอลความเสี่ยงอาจรวมถึงความผันผวนของความต้องการของตลาด การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี และปัญหาการควบคุมคุณภาพ ด้วยการใช้หลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP เราสามารถระบุความเสี่ยงเหล่านี้ได้ตั้งแต่เนิ่นๆ และพัฒนากลยุทธ์การตอบสนองที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่น เพื่อลดความเสี่ยงจากความผันผวนของความต้องการของตลาด เราสามารถดำเนินการวิจัยตลาดและพัฒนาแผนการผลิตที่ยืดหยุ่นได้
บทสรุป
การใช้หลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP ในโครงการจริงถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของโครงการ ด้วยการปฏิบัติตามแนวทางที่มีโครงสร้างเพื่อระบุความเสี่ยง การวิเคราะห์ การวางแผนตอบสนอง และการติดตาม เราสามารถจัดการความไม่แน่นอนได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มโอกาสในการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ ในฐานะซัพพลายเออร์ของ PMP ฉันมุ่งมั่นที่จะช่วยเหลือลูกค้าในการนำหลักการเหล่านี้ไปใช้ในโครงการของพวกเขา ไม่ว่าจะเป็นโครงการก่อสร้าง โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ หรือโครงการผลิตสารเคมี หลักการบริหารความเสี่ยงของ PMP สามารถปรับให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของแต่ละโครงการได้
หากคุณต้องการเพิ่มขีดความสามารถในการบริหารความเสี่ยงของโครงการ ฉันขอเชิญคุณติดต่อเพื่อรับคำปรึกษาด้านการจัดซื้อจัดจ้าง ทีมผู้เชี่ยวชาญของเราสามารถทำงานร่วมกับคุณเพื่อพัฒนาแผนการบริหารความเสี่ยงที่ปรับแต่งได้ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายโครงการและข้อกำหนดในอุตสาหกรรมของคุณ
อ้างอิง
- สถาบันบริหารจัดการโครงการ คู่มือองค์ความรู้การจัดการโครงการ (PMBOK® Guide) – ฉบับที่เจ็ด
- เคิร์ซเนอร์ เอช. (2017) การจัดการโครงการ: แนวทางระบบในการวางแผน การจัดกำหนดการ และการควบคุม ไวลีย์.
- ฮิลสัน ดี. และไซมอน พี. (2012) การจัดการความเสี่ยงของโครงการเชิงปฏิบัติ: ระเบียบวิธีของ ATOM สำนักพิมพ์โกเวอร์.